Privacyverklaring halloFoto
Van kracht sinds 31-1-2022
In deze privacyverklaring kun je lezen welke gegevens wij van jou verwerken, op welke manier, met welke doeleinde dit is en hoe je deze gegevens kunt inzien en/of laten verwijderen.
Inhoudsopgave
Persoonsgegevens opdrachtgever
Wij verzamelen bij de reservering een aantal NAW-gegevens van de opdrachtgever om de overeenkomst van verhuur uit te kunnen voeren, een correctie administratie te kunnen voeren en voor de bedrijfsvoering. Dit is een naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres, afleveradres en datum van inzet. Door een reservering te doen geef je ons toestemming om jouw contactgegevens te gebruiken om contact met je op te nemen over jouw reservering en aanverwante zaken. Deze gegevens worden nooit aan derden partijen verstrekt. Ook wij mogen jouw gegevens niet gebruiken om contact op te nemen over andere zaken of aanbiedingen.
Bij annulering van de opdracht worden bovenstaande gegevens opgeslagen in de uitgebrachte offerte(zie 1). Wij zijn verplicht deze offerte voor het voeren van een correcte administratie 7 jaar te bewaren.
Bij akkoord van de opdracht worden bovenstaande gegevens tot na uitvoering van de overeenkomst opgeslagen in onze planning(zie 2). Dan worden in de planning alleen nog gegevens bewaard die administratief noodzakelijk zijn om aan te tonen dat wij deze opdracht hebben uitgevoerd. Bijvoorbeeld de locatie, voor verificatie van het aantal gereden zakelijke kilometers. Ook worden er gegevens verwerkt in een factuur(zie 1). Wij zijn verplicht deze planning gegevens en factuur voor het voeren van een correctie administratie 7 jaar te bewaren.
Beeldmateriaal van het feest of evenement
Voor de leesbaarheid vervangen we het woord ‘beeldmateriaal’ in onderstaande tekst voor foto(‘s) echter heeft dit stuk betrekking op al het door opdrachtgever opgenomen materiaal zoals, maar niet uitsluitend, video(’s).
De foto’s van elk evenement worden op het gehuurde apparaat opgeslagen voor de duur van het evenement. Bij terugkomst worden alle foto’s van het apparaat verwijderd en opgeslagen op een lokale computer. Na betaling van de factuur worden de digitale foto’s op de volgende manieren verwerkt:
1. De opdrachtgever ontvang een We-Transfer met alle gemaakte digitale foto’s. Deze link is twee weken geldig en wordt daarna verwijderd van WeTransfer(zie 3) en hun servers. Na deze twee weken heeft niemand meer toegang tot deze bestanden.
2. De opdrachtgever ontvangt een digitaal album met alle foto’s. Deze foto’s worden via onze website, bij onze hosting(zie 4) opgeslagen. Dit album blijft drie maanden online. Na deze drie maanden heeft niemand meer toegang tot deze foto’s. Daarna worden alle foto’s automatisch verwijderd. Hier ontvang je geen herinnering van.
Online album termijn
Wij hanteren de termijn van drie maanden. Dit, omdat wij dit een redelijke termijn vinden waar binnen jij genoeg de kans krijgt om de foto’s te zien en te downloaden, desgewenst te delen met vrienden of familie, of nabestellingen te doen. Ook als je het na de bruiloft de eerste weken te druk hebt met de afwikkeling hiervan en de foto’s even vergeten bent zijn je foto’s niet opeens weg.
Verstrekking beeldmateriaal en eigen verantwoordelijkheid
Wij verstrekken de download link voor de foto’s en/of het album alleen aan de opdrachtgever en nooit aan derden, ook niet als de opdrachtgever hier expliciet om vraagt.
Foto’s met personen, al dan niet herkenbaar in beeld, zijn persoonsgegevens. Na overdracht van de foto’s, downloadlink(s) of een digitaal album aan de opdrachtgever, wordt de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang hiermee. Als je meer wilt weten wat je met deze foto’s wel of niet mag doen, in zakelijke of privé sfeer, verwijzen wij je voor meer informatie naar deze website.
Voor zakelijke doeleinden bieden wij een AVG-proof module welke expliciet toestemming vraagt voor het verzamelen van contactgegevens en de verspreiding van de gemaakte foto’s.
Inzage en/of verwijdering van gegevens
Je kunt bij ons ten alle tijden een verzoek tot inzage van jouw gegevens doen. Ook kun je een verzoek doen om jouw gegevens te laten verwijderen, zoals een specifieke foto. Dergelijke verzoeken moeten gemaild worden naar mail@hallofoto.nl. Als het verzoek wettelijk grondig is zullen wij je verzoek tot uitvoer brengen.
• Wij kunnen bijvoorbeeld geen (persoonsgegevens van) offertes en facturen verwijderen, omdat dit niet onze administratie incompleet maakt.
• Wij kunnen bijvoorbeeld jouw fotoalbum van onze server verwijderen of een foto uit een album halen.
Cookies
HalloFoto maakt gebruik van cookies bij bepaalde onderdelen van haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die je webbrowser op je computer opslaat wanneer je een website bezoekt. Deze cookies worden vaak later weer uitgelezen, wanneer je bijvoorbeeld de website opnieuw bezoekt. Cookies bedienen meerdere functies, waaronder het onthouden van je voorkeuren, het bijhouden van bezoekersgedrag (web analytics) en om bijvoorbeeld relevante advertenties op andere websites te tonen. Uitgebreide informatie over welke informatie wij verzamelen vind je op hallofoto.nl/cookies/.
1. Onze administratie wordt gevoerd in Moneybird en is GDPR-compliant. Alleen wij hebben toegang tot de gegevens die wij in onze administratie invoeren. Als je meer wilt weten de veiligheid van jouw gegevens bij Moneybird, verwijzen wij je naar: https://www.moneybird.nl/privacy
2. Onze planning wordt gevoerd in Airtable en is GDPR-compliant. Alleen wij hebben toegang tot de gegevens die wij in onze planning invoeren. Als je meer wilt weten over de veiligheid van jouw gegevens bij Airtable, verwijzen wij je naar: https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/203466199-Airtable-security-practices
3. Wij versturen jouw foto’s via WeTransfer en is GDPR-compliant. Alleen wij en de opdrachtgever hebben toegang tot de verstrekte download link en bestanden. Wij verspreiden deze nooit naar derden. Als je meer wilt weten over de veiligheid van jouw gegevens bij WeTransfer verwijzen we je naar: https://wetransfer.com/legal/privacy
4. Onze hosting wordt verzorgd door Kinsta en is GDPR-compliant. Alleen onze website-administrator en de opdrachtgever hebben toegang tot het digitale album. Wij verspreiden de inloggegevens voor jouw digitale album nooit naar derden. Als je meer wilt weten over de veiligheid van jouw gegevens bij Kinsta, bijvoorbeeld bescherming tegen hackers, verwijzen we je naar: https://kinsta.com/nl/kinsta-support/